Manual de comunicación comercial
A carta comercial
Estructura da carta comercial
As partes fundamentais dunha carta son as seguintes:
- Encabezamento
- Corpo
- Peche
ENCABEZAMENTO
A parte inicial da carta consta normalmente de :
- A identificación da persoa que tramita a carta ou cabeceira.
- A data.
- A identificación do/a destinatario/a.
- A referencia de clasificación e de arquivo.
- A fórmula de salutación inicial.
IDENTIFICACIÓN DA PERSOA OU EMPRESA
Por regra xeral, consiste nunha cabeceira impresa na que xa consta o imagotipo, enderezo completo e número de teléfono e fax. Se é así, despois da sinatura -abaixo de todo- convén poñe-lo nome e o cargo da persoa que envía a carta.
A DATA
Vai ó comezo da carta, inmediatamente despois da cabeceira. Tamén pode poñerse inmediatamente despois da sinatura.
A estructura é a seguinte:
- A localidade dende a que se escribe, seguida dunha coma. Pódese omitir cando é a mesma que figura no cabeceira.
- O día, en cifras arábigas.
- O mes, en minúsculas.
- O ano, en cifras arábigas.
Segundo a norma internacional ISO (2014), se queremos escribi-la data de forma totalmente numérica debemos ter en conta o seguinte:
1. Que a orde dos elementos é ano, mes, día. De tódolos xeitos, na correspondencia comercial en galego e noutras linguas peninsulares a orde que se recomenda é: día, mes e ano.
2. Que hai que utilizar exclusivamente cifras arábigas.
3. Que ten que haber catro cifras para representa-lo ano, dúas para o mes e dúas para o día.
4. Que se pode escribir todo seguido ou ben poñer un guión ou un espacio entre o ano e o mes, e entre o mes e o día.
A identificación do destinatario
Está composta por:
- Nome e apelidos.
- Empresa ou razón social.
- Enderezo, que non ten que estar tan completo coma o do sobre.
Referencia
As fórmulas máis comúns utilizadas nas liñas de referencia son:
N/Ref. (a nosa referencia) e S/Ref. (a súa referencia).
N/Ref.:
Indica datos que poden servir para o posterior arquivo e rápida localización da carta, así como responsabilidades que o escrito puidese orixinar.
S/Ref.:
Unicamente se emprega se a carta que se escribe é contestación a outra recibida con anterioridade na que se especificaba referencia.
Fórmula de salutación inicial
O seu obxectivo é inicia-la carta cunha frase de cortesía. Non debemos esquece-lo cargo da persoa á que lle dirixímo-la carta. As fórmulas iniciais de salutación varían segundo o ton do escrito, o tema do que se trata e, sobre todo, segundo a relación máis distante ou de maior confianza entre o emisor e o receptor. Sempre van seguidas dunha coma.
As fórmulas máis usuais, por orde crecente de formalidade, son:
Estimado/a (benquerido/a) amigo/a,
Señor/a,
Distinguido/a señor/a,
É moi habitual utilizar simplemente o termo Señor, que non se debe abreviar. Cómpre ter en conta o destinatario e poñe-la salutación en feminino cando nos dirixamos a unha señora. Se non sabemos exactamente a quen se dirixe, utilizarémo-los dous xéneros.
CORPO
É a parte esencial da carta, na que se atopa o contido e o motivo fundamental da comunicación. Adoita comezar a escribirse dúas ou tres liñas abaixo do saúdo.
Para a súa elaboración debemos segui-los criterios xerais estudiados ata agora: claridade, precisión, orde, coherencia, presentación, etc.
Podemos subdividi-lo corpo en tres partes: a introducción, a exposición e a conclusión.
Na introducción formulámo-lo motivo que nos leva a escribi-la carta.
Na exposición narrámo-los feitos e a argumentación debida. Presentámo-la idea ou ideas fundamentais dun xeito claro e conciso.
A conclusión final é o parágrafo que pecha o corpo da carta. Debe expoñer de forma concreta a nosa posición e se-la consecuencia lóxica do expresado no texto.
PECHE
O peche ou parte final consta normalmente de:
- A fórmula de despedida.
- A sinatura.
- As anotacións finais.
Fórmula de despedida
Depende, como a fórmula inicial, do grao de confianza que teñamos co destinatario da carta.
As fórmulas finais máis usuais, ordenadas segundo o mesmo criterio que na salutación, son as seguintes:
Un cordial saúdo,
Cordialmente,
Atentamente,
A sinatura
Indicarémo-lo nome e apelidos de quen asina a carta. En moitos casos, debaixo do nome é conveniente poñe-lo cargo que exerce na empresa.
Anotacións finais
Se ó remata-la carta quedou algún detalle importante ou se se necesita facer algunha aclaración, engádeselle ó escrito xa asinado a posdata, que se insire ó pé do escrito, podendo denominarse tamén Post-scriptum. As iniciais utilizadas son P.D. (posdata) e P.S. (post-scriptum).
Nalgunhas cartas aparece na beira esquerda do papel, no pé, as iniciais da persoa que redacta a carta (en maiúscula) e de quen a mecanografía (en minúscula), separadas por unha barra.
Se xunto coa carta se envían outros documentos, pódese facer constar ó pé da mesma, antepoñendo a palabra ANEXO.
