Manual de comunicación comercial
Extremos a ter en conta antes e no momento de comezar a escribir
Elaboración do texto
Neste apartado verémo-la maneira de elaborar parágrafos e facer con eles un texto completo.
Parágrafos
Unha vez delimitada a información que queremos transmitir, debemos organizala en parágrafos, evitando así que a lectura poida resultar traballosa e monótona.
A idea que se quere destacar pode ir na primeira ou na última frase do parágrafo:
- Se se decide colocala ó principio, o lector pode facerse unha idea do que contén o resto da carta, co que a lectura será clara e sinxela. Neste caso dise que se está empregando a técnica deductiva.
- Se se coloca ó final, a idea debe ser consecuencia lóxica dos detalles que se presentaron anteriormente. Neste caso dise que se está empregando a técnica inductiva. Utilízase normalmente cando se quere persuadi-lo lector de algo, ou cando se teme que rexeite as ideas que se lle presentan.
Coa axuda destas técnicas conseguimos un texto claro e coherente, no que se destacan as ideas importantes.
O texto
Para a construcción dun texto eficaz debemos ter en conta os seguintes principios xerais:
1. O concepto xeral que se quere transmitir é o esencial: tódalas frases e parágrafos contribúen a explicalo, fundamentalo e aclaralo. Os elementos que non cumpran estas funcións deben eliminarse.
Por outra banda, debemos encontrar un final que se corresponda co comezo. Se a última frase garda relación coa primeira, o texto ofrecerá a impresión de estar completo.
2. Os parágrafos han de presentarse ordenados no conxunto do texto. A orde dependerá do tipo de texto que elaboremos. Se se trata dunha carta, a orde pode vir dada pola reacción que se queira suscitar no lector; se é un informe podemos seguir diferentes criterios: por orde de importancia dos contidos, por orde cronolóxica dos feitos que se tratan, etc.
3. Elaborar un texto lexible, tendo en conta todo o visto nos apartados anteriores.
4. Revisa-lo escrito antes de envialo, comprobando que non leva erros de ningún tipo que poidan altera-la comprensión da mensaxe ou crear unha mala impresión no receptor.
Seguindo estes principios o texto completo dará unha idea coherente e unitaria.
A presentación do texto
Moitas veces descoidámo-la presentación dos documentos, baseándonos en que o máis importante son os contidos e non as formas. Sen embargo, a presentación do escrito inflúe de xeito decisivo na persoa que o recibe, polo que debemos ter en conta ambos aspectos á hora de escribir.
Algunhas consideracións importantes para coida-la presentación son:
1. Convén utiliza-lo papel en tamaño normalizado.
2. É recomendable que a tinta facilite a lectura do escrito, non sendo aconsellable o emprego de cores rechamantes. A cor máis empregada é a negra.
3. O escrito non debe presentar un aspecto sucio, con borranchos ou superposicións de letras, que producen un rexeitamento por parte de quen as recibe.
4. A marxe esquerda do escrito debe ser maior cá marxe dereita.
5. O máis xeneralizado é que os textos se escriban con un espacio de separación entre liñas e a dous espacios de separación entre parágrafos. En todo caso, a separación entre parágrafos é maior ca entre liñas.
6. Se o escrito consta de máis dunha folla, debemos segui-los mesmos criterios de presentación en tódalas follas utilizadas.
Construcción de frases